Wordの印刷機能で「差し込み印刷」というものがあります。
皆さんは、この機能を使っているでしょうか？
差し込み印刷ができるようになると、Wordの印刷がもっと便利になるのでおすすめです。
今回はWordの差し込み印刷にスポットを当て、色々な角度から情報を伝えていきます。
まずは、差し込み印刷について理解し、その後、多いトラブルや解決方法などを見ていきましょう。
差し込み印刷を覚えて、もっと快適にWordを使えるようになりましょう。
そもそも差し込み印刷ってどんな機能？
皆さんは「差し込み印刷」という印刷の機能を知っているでしょうか？
まずは、差し込み印刷とは、どんな機能なのかを解説していきます。
差し込み印刷とは、簡単にいうと、郵便番号や住所、名前などが違うラベルや、はがきなどを、一括して印刷する機能です。
この機能を知っておくと、一枚ずつ別個に印刷する必要がなく、一括で印刷できるようになります。
Wordにはこのような便利な機能がついているのです。
Wordの差し込み印刷は、Excelで作ったファイルや、CSVファイルなどで作成した名簿などのデータを取り込んで、一括で印刷できるようになっています。
このような便利な機能があるのですが、差し込み印刷を使うためには、まずは、元となるラベルやカードなどのデータを作る必要があります。
この点は結構面倒なのですが、名簿などは一度作ってしまえば、後は簡単に応用ができるので、便利に印刷するために作っておいた方がいいでしょう。
そんな便利な差し込み印刷ですが、トラブルも多いようです。
多いトラブルを知り、原因と対策を学んでいきましょう。
差し込み印刷でエラーメッセージが表示されたら
差し込み印刷は、意外とエラーメッセージが出るケースが多く、初心者が挫折しやすい印刷機能でもあります。
しかし、しっかりと原因を知れば対策が立てられるので、まずは多いトラブルを知りましょう。
【差し込み印刷トラブル①】
差し込み印刷で多いトラブルは、「<ファイル名.doc>は差し込み印刷のメイン文書のためデータファイルまたはヘッダーファイルとして開くことはできません。」です。
このようなエラーメッセージが出てしまうと、正直困ってしまいますよね。
このメッセージが出る原因は、データファイルとして指定するファイルが、既にWordでメイン文書として設定されているため発生します。
では、どのような対策をすればいいのでしょうか？
解決策を見ていきましょう。
①ワードで開いている文書をすべて閉じる
②差し込み印刷で使用するデータファイルを開く
③［ツール］メニューを開き、そこから［差し込み印刷ヘルパー］をクリックする
④［差し込み印刷ヘルパー］のダイアログボックスの［作成］をクリックする
⑤一覧から［標準のWord文書に戻す］をクリック。すると、メッセージがでるので［はい］をクリックしましょう
⑥［差し込み印刷ヘルパー］のダイアログボックスの［閉じる］をクリック
⑦データファイルを保存して閉じる
⑧再び差し込み印刷を行います
これでトラブルなく差し込み印刷ができるようになるはずです。
早速試してみましょう。
【差し込み印刷トラブル②】
次に多いトラブルは「無効な差し込みフィールド メイン文書で使われている差し込みフィールドがデータファイルにありません…」というものです。
このようなエラーメッセージが出た場合、どのように対処したらいいでしょうか？
こちらのエラーメッセージの原因は、差し込み印刷のメイン文書内のフィールドが、データファイルにないため発生します。
①「無効な差し込みフィールド」が表示された場合、まずは［データファイルのフィールド］からフィールドを選択しましょう
②［OK］をクリック
こちらの方法で印刷ができるようになるはずです。
差し込み印刷でページを指定する方法
差し込み印刷で抽出したファイルがあります。この時、ファイルのページを指定して印刷できたら便利ですよね。
その方法を解説します。
①［ファイル］タブの［印刷］をクリック
②［ページ］ボックスの［P1S〇］と入力（3ページ目を印刷したいのならP1S3）
③［印刷］をクリック
これでファイルのページを指定して印刷ができます。
強制終了やファイルが開かない場合
差し込み印刷でファイルが開かなかったり、強制終了するケースがあったりします。
このような場合、多くは使用するファイルが破損しているため起こるようです。
まずはファイルの修復をするようにしましょう。
【ファイル修復の手順】
①ワードを起動させます。［ファイル］タブの［開く］をクリックしファイルを選択します
②すると［開いて修復］をクリックできるようになるので、こちらをクリックします
③ファイルを開いたら［Ctrl］+［A］キーを押し、［Shift］+［←］キーを押します
④［Ctrl］+［C］キーを押す
⑤新規文書を開き、［Ctrl］+［V］キーで貼り付ける
まずはファイルを修復し、エラーメッセージが出なくなるか確認してみて下さい。
Wordの差し込み印刷に既存のリストを使う！他から取り込むには？
Wordの差し込み印刷は、例えばExcelなどの他のファイルを取り込めるようになっています。
他からの取り込み方法を見ていきましょう。
例えばWordでExcelのデータを反映させるためには、Wordの画面上の上部にある［宛先の選択］をクリックします。
すると、［既存のリストを使用］と出るので、そちらを選択します。
データファイルの選択画面が表示されます。
ここで、Excelで作成したデータを開き、データが記載されているシートを選択し［OK］をクリックします。
これでWordでExcelのファイルが使えるようになります。
既存のリストを使えば、他のファイルのデータも取り込め、もっと便利にWordが使えるようになるのです。
快適なWord生活を送る
Wordの差し込み印刷について見ていきました。
便利な機能なのですが、やはりトラブルも多いようです。
今回はWordの差し込み印刷で多いトラブルをまとめ、さらに解決方法を解説しました。
例えば、強制終了してしまう場合は、ファイルが破損している可能性が高いようです。
また、それだけでなく、Wordの差し込み印刷で他のファイルを取り込む方法なども見ていきました。
便利な差し込み印刷を使って、快適に印刷ができるようになりましょう。